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Operativo

Gestire refund

Come rimborsare un ordine, totale o parziale, e gestire chargeback.

3 min di lettura

WooshPayment supporta rimborsi totali e parziali. Il rimborso viene processato da Whop direttamente sulla carta del cliente in 2-7 giorni lavorativi.

Rimborso totale

  1. Dashboard → Ordini → seleziona l'ordine
  2. Clicca "Rimborsa"
  3. Conferma — il rimborso viene processato immediatamente su Whop
  4. Cliente vede l'importo riaccreditato in 2-7gg (carta) o instantaneo (Apple Pay/Google Pay su alcune banche)
  5. WooshPayment manda email "Rimborso confermato" al cliente
  6. Sullo store (Shopify/WooCommerce) l'ordine viene marcato refunded

Rimborso parziale

  1. Dashboard → Ordini → seleziona l'ordine → "Rimborso parziale"
  2. Inserisci l'importo (max = totale - rimborsi precedenti)
  3. Opzionale: aggiungi una nota (es. "Cliente ha lamentato difetto su 1 prodotto su 3")
  4. Conferma

Esempio: ordine €100 → rimborso parziale €30 → cliente riceve €30, tu mantieni €70.

Quando NON puoi rimborsare

  • Ordine in stato PROCESSING (non ancora confermato): contatta supporto, va prima riconciliato
  • Ordine pagato >180 giorni fa: Whop blocca per limiti carta network. Va gestito come chargeback manuale.
  • Account Whop in pausa: risolvi blocco Whop prima

Fee dei rimborsi

  • Fee transazione Whop (5% + €0.30): NON viene rimborsata (sei perdita netta su quella)
  • Fee WooshPayment (0% Starter/Growth, 0.25% Scale): rimborsata pro-rata sull'importo refundato
  • Currency conversion: se hai venduto in EUR ma fatturato in USD via Whop, c'è ulteriore variazione cambio

Chargeback (dispute)

Un chargeback succede quando il cliente contesta l'addebito direttamente con la sua banca senza chiederti rimborso.

Notifica

Whop ti manda email + appare nel dashboard Whop come Disputed Charge. Hai 7 giorni per fornire evidenze.

Cosa fornire

  • Tracking spedizione (numero + corriere)
  • Email con cliente (richiesta info, conferme)
  • Screenshot ordine + indirizzo
  • Foto del prodotto consegnato (se disponibile)
  • Pagina prodotto (per refute "Item not as described")

Outcome

  • Vinci: Whop rilascia i soldi, fee chargeback ($15) restituita
  • Perdi: cliente trattiene importo + Whop addebita $15 chargeback fee permanente
  • No-response: perdi automaticamente

Best practice

  • Spedisci sempre con tracking
  • Mantieni email cliente entro WooshPayment (evita SMS/social)
  • Documenta tutto per 6 mesi minimo

Rimborso da Shopify/WooCommerce dashboard

Non farlo da lì. Se rimborsi via Shopify Admin direttamente:

  • Shopify segna l'ordine refunded
  • MA il pagamento Whop NON viene rimborsato (lo store rimane addebitato, cliente lamenta)

Usa SEMPRE WooshPayment dashboard per rimborsare. WooshPayment sincronizza poi lo stato sullo store automaticamente.

Rimborso massivo (batch)

Roadmap Q3 2026. Oggi vai 1 ordine alla volta.

Audit log

Ogni refund è loggato in Super admin → Audit log con:

  • Chi ha refundato (admin email)
  • Quando
  • Importo + currency
  • Order ID
  • Nota libera

Esportabile in CSV su piano Scale.

Domande frequenti

Cliente mi chiede rimborso ma non riconosco l'ordine

Cerca per email in Dashboard → Ordini → Filtro. Se trovi più ordini su quell'email, chiedi al cliente l'ID ordine (formato WP-XXXXXX).

Cliente vuole cambio prodotto, non rimborso

Non c'è UI dedicata in WooshPayment. Workaround:

  1. Rimborsa totale dell'ordine
  2. Mandagli un coupon di pari valore (es. via Codici sconto)
  3. Lui rifa l'ordine col coupon

In roadmap: "Cambio prodotto" come operazione separata Q4 2026.

Posso negare un rimborso?

Sì, semplicemente non clicchi "Rimborsa". WooshPayment non rimborsa nulla automaticamente. Cliente può escalare a chargeback (vedi sopra).

Prossimi step